項目監(jiān)理機構的運作規(guī)律
發(fā)布時間：2013-06-24 新聞來源：一覽監(jiān)理英才網(wǎng)
項目監(jiān)理機構是監(jiān)理單位派駐工程項目開展項目監(jiān)理工作的組織機構，它是為完成具體工程項目監(jiān)理任務而建立起來的基層組織。項目監(jiān)理機構由總監(jiān)理工程師、專業(yè)監(jiān)理工程師和監(jiān)理員組成，其組織結構形式、工作程序和工作方法通常要遵循一定的規(guī)律。本文擬從項目監(jiān)理機構的工作內(nèi)容入手，簡要闡述其運作規(guī)律，供業(yè)內(nèi)同行參考。
1 項目監(jiān)理機構的特點項目監(jiān)理機構具有其自身的組織特性，這些特性決定了項目監(jiān)理機構設置和運行的要求，決定了項目組織協(xié)調(diào)、溝通和信息管理的要求。
1.1 項目監(jiān)理機構是為了完成項目監(jiān)理的目標和任務而設立的，所以具有目的性 由于項目各參加者來自不同企業(yè)或部門，各自有獨立的經(jīng)濟利益和權力。它們各自承擔一定范圍的項目責任，按項目計劃進行工作。所以在項目中存在共同目標與不同利益群體目標之間的矛盾。要取得項目的成功，在項目目標設計、實施和運行過程中必須切合項目的特點。項目監(jiān)理機構的建立應考慮在項目實施過程中各參加者之間的合作，任務和職責，工作流、決策流和信息流，以及項目其它的特殊要求，這樣才能最有效地完成項目任務。
1.2 項目監(jiān)理機構是一次性組織，其工作經(jīng)驗具有長期結累性 由于每個具體工程項目都是一次性的，所以項目監(jiān)理機構也具有一次性特點。項目監(jiān)理機構的壽命周期與它在項目中所承擔任務（由合同約定）的時間長短有關。項目結束或相應項目任務完成后，項目監(jiān)理機構隨即解散或重新構成其它項目監(jiān)理機構。即使一些經(jīng)常從事相近項目監(jiān)理任務的機構，盡管人員隊伍未變，但由于不同的機構有不同的目的性、不同的對象、不同的合作者，也應認為原有機構不復存在。盡管項目監(jiān)理機構的組織是一次性的，但由于其工作內(nèi)容相對穩(wěn)定，所以機構成員的工作經(jīng)驗仍將得到積累，并帶入下一個項目監(jiān)理機構中得到應用，從而能夠不斷提高項目管理水平。
1.3 項目監(jiān)理機構與所隸屬的監(jiān)理企業(yè)之間有復雜的關系 機構成員既是本項目監(jiān)理機構成員，又是所屬監(jiān)理企業(yè)的一名員工。企業(yè)和機構之間存在如下復雜的關系：
（1）企業(yè)組織是長期的穩(wěn)定組織，項目監(jiān)理機構依附于企業(yè)，機構的人員常常由企業(yè)提供，有些任務甚至直接由企業(yè)部門完成。一般項目監(jiān)理機構只能適應而不能調(diào)整企業(yè)組織。因此，企業(yè)的運行方式、企業(yè)文化、責任體系、運行機制、分配形式、管理機制直接影響到項目監(jiān)理機構的組織行為。
（2）企業(yè)和機構之間存在一定的責權利關系。企業(yè)既要保證企業(yè)對機構的控制，使項目實施和運行符合企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略總計劃，又要賦予機構一定的自主權，以保證項目監(jiān)理順利成功。所以企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展戰(zhàn)略對機構的影響很大，機構運行常常受到企業(yè)的干預。
（3）由于企業(yè)資源有限，因此在企業(yè)承擔項目監(jiān)理條件下企業(yè)與機構之間存在復雜的資源配置問題。
（4）機構成員有時同時承擔多項任務，則機構內(nèi)部存在資源配置的次序問題，而且往往要改變工作方式。
（5）機構管理者對內(nèi)實行行政管理，對外實行合同管理并承擔合同義務。
2 項目監(jiān)理機構的組織設計
2.1 項目監(jiān)理機構組織設計的主要任務是：
（1）確定項目監(jiān)理目標。由于項目監(jiān)理的對象是項目，項目監(jiān)理目標由項目建設的目標確定，主要體現(xiàn)在工期、質(zhì)量、費用三大目標上。
（2）確定項目監(jiān)理工作的任務、責任、權力。按照委托監(jiān)理合同，業(yè)主必須對監(jiān)理工程師授權，這些權力是監(jiān)理工程師為履行合同義務所必需的。
（3）確定項目監(jiān)理的工作流程、操作程序、工作邏輯關系。通過流程分析，可以構成一個動態(tài)的管理過程，確定各種管理職能的關系。監(jiān)理工作流程的設計是一個重要環(huán)節(jié)，它對監(jiān)理工作的有序進行以及監(jiān)理信息系統(tǒng)的運行有很大影響。
（4）確定監(jiān)理工作任務，落實人員職責。總監(jiān)向各職能人員授權，作出監(jiān)理工作任務分配表。確定項目監(jiān)理組織成員之間，以及與外界及上層系統(tǒng)的職責關系，權力界限，工作聯(lián)系。
（5）建立監(jiān)理行為規(guī)范，作為項目監(jiān)理組織內(nèi)部的規(guī)章制度。
（6）在上述基礎上進行監(jiān)理信息系統(tǒng)的設計。即按照監(jiān)理工作流程和工作職責，確定工作過程中的信息流程，包括信息流程設計，信息文件設計，信息處理過程設計等。
2.2 項目監(jiān)理組織設計的主要步驟如下：
（1）監(jiān)理任務分析。根據(jù)監(jiān)理委托合同中確定的監(jiān)理目標對監(jiān)理任務進行詳細分析，并根據(jù)監(jiān)理項目的規(guī)模和性質(zhì)，對監(jiān)理工作內(nèi)容進行適當?shù)臍w納和組合。
（2）繪制組織結構圖。監(jiān)理組織結構沒有固定的模式，應根據(jù)監(jiān)理任務和內(nèi)容要求，本著適應、精干、高效的原則，合理設計組織層次、職能及人員配置的組織機構框圖。
（3）配備監(jiān)理人員。根據(jù)責權利統(tǒng)一的原則，體現(xiàn)職能落實、人才配置與使用合理，并應考慮充分發(fā)揮人員潛能和積極性的原則。
（4）制定崗位職責、工作標準、工作流程。根據(jù)委托監(jiān)理合同確定的監(jiān)理內(nèi)容編制相應的監(jiān)理工作流程框圖。
3 項目監(jiān)理機構的人員配備項目監(jiān)理機構的人員配置要合理。實踐證明，工程項目監(jiān)理工作質(zhì)量和水平，關鍵在于現(xiàn)場監(jiān)理機構組成人員的素質(zhì)和綜合能力。一位可信賴的項目總監(jiān)和一個高效精干、配置合理的監(jiān)理班子是項目法人接受監(jiān)理單位的先決條件。項目監(jiān)理機構的監(jiān)理人員應專業(yè)配套、數(shù)量滿足工程項目監(jiān)理工作的需要。監(jiān)理行業(yè)是一種管理型服務行業(yè)，機構的人員組成應具有合理的職稱結構，即與項目監(jiān)理業(yè)務相適應的高、中、初級職稱的人員比例。一般來說，施工階段監(jiān)理機構組成人員的職稱結構，宜以中級職稱為主，約占人員總數(shù)的60%，但項目總監(jiān)和主要專業(yè)監(jiān)理工程師應具有高級職稱，專業(yè)監(jiān)理工程師也應具有中級及其以上技術職稱。工程監(jiān)理實行總監(jiān)理工程師負責制，總監(jiān)的工作能力和業(yè)務水平在相當程度上決定了現(xiàn)場項目監(jiān)理工作的成效。因而，監(jiān)理單位在投標時，應認真確定合適的人選，這既是對建設單位負責，更是監(jiān)理單位對自身的形象和信譽負責。專業(yè)人員結構的合理配套，監(jiān)理單位應根據(jù)項目法人對監(jiān)理的委托范圍及內(nèi)容要求，本著精干高效的原則，針對被監(jiān)理工程的性質(zhì)特點，合理選配好各種專業(yè)人員，特別是各主要專業(yè)的監(jiān)理工程師人選，做到專業(yè)人才合理配套。監(jiān)理機構要制定相應的管理制度和操作程序。管理制度和程序一般應包括監(jiān)理單位內(nèi)部制定的職業(yè)準則和行為規(guī)范、崗位職責和部門職責、監(jiān)理工作制度和程序、內(nèi)部管理制度等，它們是衡量監(jiān)理單位實行制度化、規(guī)范化、科學化管理的綜合水平和能力。
4 組織協(xié)調(diào)與溝通職能
4.1 協(xié)調(diào)的作用 協(xié)調(diào)是工程監(jiān)理的一項重要工作。協(xié)調(diào)可使矛盾著的方面向統(tǒng)一體轉(zhuǎn)化，從而使項目的實施和運行過程順利。在項目實施過程中，總監(jiān)是協(xié)調(diào)的中心和溝通的橋梁。有整個項目的目標設計、項目定義、設計和計劃、實施控制中有著各式各樣的協(xié)調(diào)工作。例如：項目目標因素的協(xié)調(diào)；各專業(yè)技術方面的協(xié)調(diào)；項目實施過程的協(xié)調(diào)；各種管理方法、管理過程的協(xié)調(diào)；項目參加著之間的組織協(xié)調(diào)等。所以協(xié)調(diào)作為一種管理方法貫穿于整個項目的實施過程中。在各種協(xié)調(diào)中，組織協(xié)調(diào)具有獨特的地位，它是其它協(xié)調(diào)有效性的保證。只有通過積極的組織協(xié)調(diào)才能達到整個系統(tǒng)全面協(xié)調(diào)的目的。
4.2 溝通 溝通是組織協(xié)調(diào)的基本方法和手段。組織協(xié)調(diào)的程度和效果常常取決于各項目參與者之間溝通的程度。通過溝通，不但可以解決各種協(xié)調(diào)的問題，如在技術、過程、邏輯、管理方法和程序中間的矛盾、困難和分歧，而且還可以解決各參與者心理的和行為的障礙和爭執(zhí)。通過溝通可以達到：
（1）使目標明確。項目參與者對項目的總目標達成共識，以總目標作為群體目標，作為大家的行動指南。溝通的目的是要化解組織之間的矛盾和爭執(zhí)，以便在行動上協(xié)調(diào)一致，共同完成項目的總目標。總監(jiān)一方面要研究業(yè)主的總目標、戰(zhàn)略、期望，另一方面在作系統(tǒng)分析、計劃及控制前，把總目標通報給項目監(jiān)理成員及有關各方，使每個成員、各個方面互相理解和了解，建立和保持較好的協(xié)作精神，積極地為項目工作。
（2）使人們的行為達到一致，減少摩擦、對抗，化解矛盾。
（3）保持項目的目標、結構、計劃、設計、實施狀況的透明性。當項目出現(xiàn)困難時，使大家有信心、有準備，齊心協(xié)力。溝通是計劃、組織、激勵、領導和控制等管理職能有效性的保證。工作中產(chǎn)生的誤解、摩擦、低效等問題很大一部分原因可以歸咎于溝通上的失敗。5 項目監(jiān)理機構組織工作的基本原則要實現(xiàn)項目監(jiān)理目標，項目監(jiān)理機構必須是高效率的。項目監(jiān)理機構的設置和運行應符合組織學的基本原則，這些基本原則主要有：
5.1 目標統(tǒng)一原則 一個組織要有效運行，各成員必須有明確統(tǒng)一的目標。這就要求：機構成員應就總目標達成一致：在項目的設計、合同、計劃、組織管理規(guī)則等文件中貫徹總目標；在項目的全過程中顧及各方面的利益，使項目參與者各方的權益和義務關系達到統(tǒng)一；為了實現(xiàn)統(tǒng)一目標，項目在實施過程中必須統(tǒng)一指揮、有統(tǒng)一的方針和策略。
5.2 權責平衡、授權合理原則 在機構的組織設置過程中應明確各成員間的職責和權限，并通過授權、組織規(guī)則等文件定義。該原則主要體現(xiàn)在責權利一致。機構各成員的責任和權力應保持對等。成員擁有哪些權力，即要承擔相應責任。同樣，成員要承擔哪些責任，則必然擁有相應的權力。例如：項目監(jiān)理機構建立后，監(jiān)理企業(yè)法人代表應依據(jù)委托監(jiān)理合同向總監(jiān)頒發(fā)授權委托書，總監(jiān)根據(jù)委托書向法人代表提交責任保證書。這種授權委托與責任保證關系實際構成了一種契約關系，能夠有效保證責任和權力的落實。機構設置必須形成合理的職權結構和職權關系。沒有授權或授權不當會導致缺乏活力或失控，使項目上的許多日常瑣碎問題提交高層處理，導致高層無力為重大問題進行決策和控制。
5.3 適用性和靈活性原則 應確保機構的組織結構適應于項目的規(guī)模和特點。通常一個監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部，不同的項目監(jiān)理機構應有不同的組織形式，甚至一個機構在不同建設階段也有不同的組織形式。項目監(jiān)理結構應便于領導，組織機構簡單，人員精悍，保持最小規(guī)模，并在運行過程中應經(jīng)常性地檢查和評價機構的有效性和適應性。
5.4 管理跨度與管理層次的相互適應原則 為實現(xiàn)高效運作，項目組織結構的設置常常在管理跨度與管理層次之間進行權衡。管理跨度是指某一組織單元直接管理下一層次的組織單元的數(shù)量，管理層次是指一個組織總的結構層次。通常管理跨度窄造成組織層次多，反之管理跨度寬則造成組織層次少。
5.5 總負責制原則 總監(jiān)作為項目監(jiān)理機構的組織者，具有雙重身份：一方面是受監(jiān)理企業(yè)法人代表授權，作為監(jiān)理企業(yè)履行委托監(jiān)理合同的代表：一方面在監(jiān)督承包合同履行時，又是建設單位的代表。因此，總監(jiān)除領導項目監(jiān)理機構開展監(jiān)理工作外，當建設工程施工合同雙方發(fā)生合同爭議時，同時具有合同管理的職責。對總監(jiān)的授權，一般應依據(jù)委托監(jiān)理合同、國家法律法規(guī)及《建設工程監(jiān)理規(guī)范》進行。
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